如何準備申請ITIN用的護照影本(Certified Passport Photocopy for ITIN Application)

申請美國個別納稅人識別碼時(Individual Taxpayer Identification Number,簡寫為ITIN),除了填寫Form W7之外,還要準備身份證明文件。其中最簡單,只需要一份文件即可的,就是護照。

護照可以使用正本,也可以使用影本。我自己當初申請ITIN時,是使用正本。本文整理一些投資朋友以護照影本申請的經驗。

根據IRS發布的Form W7填寫說明,美國國稅局方面要求的影本是Certified or notarized copies。也就是認證或是公證過的影本。

我國外交部對於護照的認證,剛好也有兩種作業模式。一是”文書驗證”,另一則是”出具證明”。(可參考相關連結外交部說明。)

“文書驗證”是外交部再確認國內公證人之簽章(所以要先跑過公證人的程序,再去外交部),”出具證明”則是單純出具影本與正本相符之證明(只要去外交部就可以辦好)。

依照美國IRS的影本認證標準,很可能不論是”文書驗證”或是”出具證明”過後的護照影本,都可用來申請ITIN。但在綠角部落格中,投資朋友分享的申報過程,幾乎全都是採用”文書驗證”程序,所以以下的影本認證過程,也將以”文書驗證”為主軸。(假如有投資朋友單純以”出具證明”的護照認證方式就得到美國國稅局的認可,還拜託一下,假如可以的話,分享您的寶貴經驗。會有很多人感謝您的。)


上圖取材自外交部網頁,很清楚的說明了”文書驗證”流程。我們是屬於”國內文件擬至外國使用”,所以應進行左半邊的程序。

第一步要先找公證人。公證人有兩種,一是民間公證人,另一是地方法院的公證人。兩者費用都是750。民間公證人可以隨到隨好。法院公證人則需要改天再去取件,但可要求用掛號將公證過的護照影本寄到申請人家中。(感謝Dirtypoint在2009海外券商投資報稅心得續—Firstrade的自動退稅的回應中與bruinhilde在2010美國券商退稅申請的回應中分享的寶貴經驗。)

公證過後再到外交部辦理”文書驗證”,費用400,需要兩個工作天。

所以整個”文書驗證”程序的費用是750+400,等於1150。

費用不是最大的問題,最大的問題是花時間與金錢認證過後的護照影本寄到美國後,美國國稅局可能不採行。

有許多投資朋友使用完整程序公證過後的護照影本,卻收到美國國稅局通知,身份證明文件不合格。

不過有些版友再向美國國稅局反應後,對方就採行了。假如申請沒過,會收到一封通知信(Notice),上面會有Case reference number,如下圖藍框。日後向IRS反應時,就指明Case reference number,對方就可以知道你的申請狀況。


這封信上也有註明美國國稅局的電話與收件地址:

國際電話是(215) 516 2000。

收件地址是Internal Revenue Service
PO Box 149342
Austin TX 78714-9342


總結來說狀況是這樣的。寄出護照正本,美國國稅局幾乎一定會採行。萬一遺失的話,重辦護照的費用是1600(親至外交部辦理)。但也不一定會遺失,比較大的可能是順利收回護照。寄出護照影本,公證全部費用是1150,但美國方面不一定會認可。

到底要用正本還是影本,就看個人如何評量了。



回到首頁:請按這裡

初來乍到:請看”如何使用本部落格

相關文章:
海外券商投資報稅經驗---ITIN的申請(Applying for ITIN with Form W-7)

54 comments:

大可 提到...

感謝分享,辦理海外退稅是我感興趣的一部份:)

Moonshadows Branford 提到...

若短期內不會用到護照的話,還是用正本比較方便。
去年申請時就是直接用正本,省去不少麻煩。

倒是申請退稅的文件漏簽了一個地方所以被退件orz
今年要連同去年的份,再挑戰一次...

安德滷 提到...

個人倒是不推薦寄護照正本。去年我的護照IRS驗證過後寄回遺失,雖然可以重新申辦一本,但是手續麻煩,得到分局報遺失,還有重點是之後申請的護照有效年限會縮短至三年。

bruinhilde 提到...

哇~~
被綠角大 citation 了

Kage Chou 提到...

請問申請ITIN的過程會在報稅專班詳細解說呢? 還是這步驟必需在上課前申請完成?

綠角 提到...

謝謝各位朋友分享寶貴的經驗
我是覺得用正本還好
不是寄正本就一定會遺失
大多情況下
還是會順利收回

綠角 提到...

bruinhilde
因為你分享的經驗很有參考價值啊~

Kage
不必在上課前完成
課程中會解釋如何申請ITIN

Johnny 提到...

感謝綠角及其它網友的經驗分享,趁著情人節放假時,我和老婆已經在宜蘭地方法院辦好護照公証了,昨天已經收到回信囉。一開始承辦人員推托不能掛號寄回,後來我曉以大義(不能說是在綠角部落格看到的,說是打電話問其它法院的),可能鄉下地方沒人要求,公務人員就會說不行,這六不能怪她。建議大家自帶信封及郵票,不然臨時買不到,法院是不會幫你出錢的。

另外再請教大家,下一步驟要到外交部辦文書驗証,這需要本人嗎,非本人需要填委託書嗎,在外交部的網站看不到詳細的說明。領件是當天嗎,還是也要請他們掛號寄回呢?請教大家,感謝。

對我們這種辛苦的上班族來說,要請假辦流程真的很麻煩呀。

綠角 提到...

感謝Johnny寶貴的經驗分享~

Johnny 提到...

今天我去外交部領事局三樓辦文書認証,準備好身份証影本及公証好的護照影本,超快速五分鐘填好申請表格就完成了,也不需要本人前往。可兩日後自行取件,或委託一樓的郵局代取後快捷寄送,方便的呢。

綠角 提到...

再次感謝Johny分享寶貴經驗~

匿名 提到...

綠角大您好

我在google上搜尋到的2012年的form w7都是填入個人資料後便無法存檔的版本(只能儲存空白副本),使用上很不方便,請問綠角大有沒有可以儲存個人資料的form w7可以讓我們下載?謝謝

綠角 提到...

可到這裡下載

希望有幫助~

CLC5888 提到...

綠角大您好

我20年前曾去美國攻讀碩士 當時有申請社會安全碼

是否我可以使用當年的社會安全碼來申請退稅

還是我仍要再申請ITIN

謝謝!!!

綠角 提到...

有過投資朋友有和您相同的狀況
他是重新申請ITIN
然後退稅成功

Pelly 提到...

您好~請問寄正本時須附上其他資料嗎?
(比方DS-2019, 因我是拿J2簽證) 謝謝!

nidor 提到...

綠角您好,請問申請ITIN時可以將多人的護照以及Form W7合併寄送嗎?

綠角 提到...

沒有理由不能這樣做

綠角 提到...

假如有投資朋友
走上圖中右邊那條程序
送件IRS
獲得認證成功的
能否煩請分享一下

有些人分享
說可以這樣辦
但我還沒聽說過有人這樣成功過的

Qiu 提到...

綠角大
我今年申請ITIN CODE
採用外交部領事局
公證的護照影本-成功了
(本局及外交部中部、南部、東部三辦事處自100年11月16日起,可直接受理民眾申請中華民國護照影本與正本相符之證明)

花費:400元(不含外交部快遞到家費用)
沒有經過法院公證人的程序

我的護照影本是連同第二頁的簽名欄都有複印到
且此影本是"彩色影印"的

匿名 提到...

今年申請ITIN加退稅,於3月底送出護照正本及申請表.
5/7收到ITIN.但是護照還沒收到.5/10退稅金額匯入TD Ameritrade帳戶內

Lucien Hsu 提到...

今年申請ITIN和退稅,於3月底送出護照正本及申請表,在5/4時收到IRS寄回的護照和綠角大所說的綠色小note,我在TDAmeritrade我的帳戶也看到退稅金額已經在5/2時匯入,可是我到現在還沒收到有關ITIN碼的正式文件耶?

ITIN碼大約什麼時候會收到呢?如果沒收到,只能自己打越洋電話去IRS詢問嗎?還是有其他網路上的管道可以查詢自己的ITIN碼?

綠角 提到...

感謝Qiu的分享
真是很重要的經驗

那我這篇文章要修改一下了~

綠角 提到...

恭喜兩位朋友成功拿到退稅

文件部分可以再稍等一下~

匿名 提到...

3月底以護照正本及申請表送件申請ITIN和退稅,,在5月4日時收到退稅金額,5月12日同時收到護照和ITIN碼的正式文件,感謝綠角及各位的分享

綠角 提到...

恭喜匿名先生順利完成全部程序~

Kage Chou 提到...

綠角大:

經過漫長的等待,ITIN終於到手了!
3/26 寄出資料(郵局EMS)
3/28 抵達IRS
5/2 以DIRECT DEPOSIT 名義退款至TD Ameritrade 帳戶
5/11 收到ITIN通知
共計46天

我是以護照彩色影印(包括中文簽名部份)後請民間公證人及外交部領事事務局認證後寄出

因為保險起見,我多申請一份副本,寄出時正本朝前對摺(露出外交部認證貼紙,免得IRS人員沒看到),另外副本直接背面朝前,就算IRS人員沒看到正本的貼紙也會看到副本的貼紙,雖然有點麻煩但也省去護照正本遺失的風險。

謝謝綠角大的分享與協助,讓自己第一次申請退稅得以順利成功,謝謝您。

Kage Chou 提到...

剛拿ITIN通知函用影印機copy備用時發現,連ITIN通知函都有防影印措施,可見山姆大叔做事都很小心,也突顯ITIN的重要性。

綠角 提到...

Kage
很感謝您詳細的分享
也恭喜順利完成全部程序~

Po 提到...

3/28 IRS收到我的正本護照,
5/3 收到ITIN notice (notice date4/13)
可是,到現在護照及支票連個影子都沒有....
我用IRS web page裡的refund status查詢,卻找不到資料(我猜有可能是網頁裡要我填寫的filing date我真不正確,因為我不知道要填哪天才對。)
所以,該要怎麼確定IRS有沒有收到我的tax refund request呢?以及IRS有沒有將我的護照寄回來呢?

謝謝。

綠角 提到...

既然有收到ITIN碼
IRS一定有收到你的文件

再等一會吧~

建彰 提到...

因為苦等不到新的1042-S,因此在下5/2 寄出護照正本及W-7 ,1040-NR 以及舊1042-S (但2天後卻收到consolidated 1042-S...切!) ;今天5/31收到IRS寄來寫有ITIN碼的綠色小紙條了,護照也一併寄回來了,比預期中快很多;至於退稅支票尚未收到,不過應該也快了

sabine 提到...

我是5/9寄出護照正本申請ITIN及退稅.今天(6/11)就收到護照及ITIN碼了.比我預計的時間快了許多.我申請直接將退稅款匯入TD的帳戶,目前還沒收到.

其實我的護照今年6/24就要到期了,本來猶豫是否該先去辦新護照再申請退稅.不過看到其他朋友分享的流程,估計IRS收到申請文件到辦好ITIN的時間大約是三週以內,應該不至於會因為護照過期而被退件,短期內也沒有出國的計畫.所以決定賭賭看,結果很順利的辦成了.很開心,也跟其他有相同疑慮的朋友分享.

綠角 提到...

感謝sabine的分享
很有參考價值~

lucas 提到...

我也是用"出具證明"的方式用護照影本拿到ITIN碼, 退稅也匯進TDA的戶頭了.

綠角 提到...

謝謝lucas的分享
也恭喜你拿到退稅~

iebabi 提到...

想問一下,有人知道要如何向IRS詢問護照正本是否已寄回? 我ITIN大概兩週前收到了,上週也收到IRS要我補件的資料,就剩護照不知去向....

綠角 提到...

可以打電話
IRS的美國電話是267-941-1000
分機號碼,請打362

Chin-Ming Lee 提到...

Hi 綠角大
我用護照影本與正本相符之證明
也成功申請到ITIN和退稅了
感謝您部落格的分享

綠角 提到...

不客氣
也謝謝你的分享

Matt 提到...

Hello,綠角:

我使用領事局護照影本與正本相符之證明
並沒有公證人的程序
約5月底寄出,七月中收到退稅支票,八月初拿到ITIN,整個過程算是簡單的.

特別和大家分享一件事:
領事局的申辦人員很主動和細心的幫我把彩色影印的護照影本和領事局證明印在同一個頁面,避免放在背面被忽略的問題.

也謝謝您的分享

綠角 提到...

感謝Matt詳盡的分享

匿名 提到...

綠角大,
我在5/17寄出經公證的、外交部文書認證的黑白護照影本,至今仍石沉大海,看到許多朋友都成功申請退稅,不知我的文件哪裡有問題?如果今年沒有申請成功,是否明年再與今年度的扣繳稅額ㄧ併申請亦可?

匿名 提到...

小弟去年申請ITIN使用用護照當身份證明文件,結果護照寄回時發現被用訂書針穿孔.
板上不知哪位大哥大姐,是否有經驗,
護照有小孔,過海關時會不會被各國海關刁難?

綠角 提到...

最直接的方法
可以打電話去外交部詢問

匿名 提到...

我之前辦 ITIN 時也是被釘好幾個孔,結果有個孔就被釘在我的照片上...
今年出國去玩,結果辦簽證時外交部不給過,只好用急件辦護照...
給大家參考一下,可以把重辦護照的成本考量進去,另外要出國的話也可以早一點問外交部,以免急件辦護照被多收錢 :)

綠角 提到...

謝謝匿名先生的分享~

匿名 提到...

請問若同時寄ITIN申請及報稅資料時,應寄至以下那一個地址呢?可否請申請成功的各位分享經驗呢? Many Thanks.
1. ITIN申請
Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342 USA
2. 報稅
Department of the Treasury
Internal Revenue Service Center
Austin, TX 73301-0215 U.S.A

cyuwang 提到...

同時寄ITIN申請及報稅資料時,應寄至ITIN申請地址:
Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342 USA

匿名 提到...

文章內的外交部連結壞了.
另外, 分享外交部的「國內文件擬持至國外使用辦理流程圖」 http://www.boca.gov.tw/ct.asp?xItem=5081&ctNode=745&mp=1

綠角 提到...

謝謝分享
我剛點連結還OK

匿名 提到...

我指的是 "上圖取材自外交部網頁" 的連結

綠角 提到...

謝謝~

匿名 提到...

想請問一下護照影本是要影印護照的哪幾頁?封面有需要印嗎?