如何準備申請ITIN用的護照影本(Certified Passport Photocopy for ITIN Application)

申請美國個別納稅人識別碼時(Individual Taxpayer Identification Number，簡寫為ITIN)，除了填寫Form W7之外，還要準備身份證明文件。其中最簡單，只需要一份文件即可的，就是護照。

護照可以使用正本，也可以使用影本。我自己當初申請ITIN時，是使用正本。本文整理一些投資朋友以護照影本申請的經驗。

根據IRS發布的Form W7填寫說明，美國國稅局方面要求的影本是Certified or notarized copies。也就是認證或是公證過的影本。

我國外交部對於護照的認證，剛好也有兩種作業模式。一是”文書驗證”，另一則是”出具證明”。(可參考相關連結外交部說明。)

“文書驗證”是外交部再確認國內公證人之簽章(所以要先跑過公證人的程序，再去外交部)，”出具證明”則是單純出具影本與正本相符之證明(只要去外交部就可以辦好)。

依照美國IRS的影本認證標準，很可能不論是”文書驗證”或是”出具證明”過後的護照影本，都可用來申請ITIN。但在綠角部落格中，投資朋友分享的申報過程，幾乎全都是採用”文書驗證”程序，所以以下的影本認證過程，也將以”文書驗證”為主軸。(假如有投資朋友單純以”出具證明”的護照認證方式就得到美國國稅局的認可，還拜託一下，假如可以的話，分享您的寶貴經驗。會有很多人感謝您的。)

上圖取材自外交部網頁，很清楚的說明了”文書驗證”流程。我們是屬於”國內文件擬至外國使用”，所以應進行左半邊的程序。

第一步要先找公證人。公證人有兩種，一是民間公證人，另一是地方法院的公證人。兩者費用都是750。民間公證人可以隨到隨好。法院公證人則需要改天再去取件，但可要求用掛號將公證過的護照影本寄到申請人家中。(感謝Dirtypoint在2009海外券商投資報稅心得續—Firstrade的自動退稅的回應中與bruinhilde在2010美國券商退稅申請的回應中分享的寶貴經驗。)

公證過後再到外交部辦理”文書驗證”，費用400，需要兩個工作天。

所以整個”文書驗證”程序的費用是750+400，等於1150。

費用不是最大的問題，最大的問題是花時間與金錢認證過後的護照影本寄到美國後，美國國稅局可能不採行。

有許多投資朋友使用完整程序公證過後的護照影本，卻收到美國國稅局通知，身份證明文件不合格。

不過有些版友再向美國國稅局反應後，對方就採行了。假如申請沒過，會收到一封通知信(Notice)，上面會有Case reference number，如下圖藍框。日後向IRS反應時，就指明Case reference number，對方就可以知道你的申請狀況。

這封信上也有註明美國國稅局的電話與收件地址:

國際電話是(215) 516 2000。

收件地址是Internal Revenue Service
PO Box 149342
Austin TX 78714-9342


總結來說狀況是這樣的。寄出護照正本，美國國稅局幾乎一定會採行。萬一遺失的話，重辦護照的費用是1600(親至外交部辦理)。但也不一定會遺失，比較大的可能是順利收回護照。寄出護照影本，公證全部費用是1150，但美國方面不一定會認可。

到底要用正本還是影本，就看個人如何評量了。

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